kinder und jugendhilfe berlin

QM Handbuch

Vorbemerkung zum Qualitätsmanagement und zur Qualitätssicherung

Das hier dargelegte Qualitätsmanagement-System wurde von den Kolleginnen und Kollegen des Kinder- und Jugendhilfe-Verbund/KJSH-Stiftung (im Folgenden: KJHV) erarbeitet und wird kontinuierlich in Qualitätskreisen weiterentwickelt. Das Qualitätsmanagement-System basiert auf der Dienstleistungsnorm DIN EN ISO 9001 und wurde im Laufe der Jahre im Sinne des Total Quality Management qualifiziert. Auch wenn sich die Dienstleistungen der Hilfen zur Erziehung in der Mehrzahl der Fälle nicht auf Kundengruppen, sondern – im Sinne des SGB VIII – Kinder- und Jugendhilfegesetz- auf Aushandlungsprozesse beziehen, die den erzieherischen Bedarf des Einzelfalles ermitteln und die leistungsberechtigten Menschen in ihrer jeweiligen Situation passgenau unterstützen sollen, geht es auch hier um Verfahren, in denen Ziele festgelegt und überprüft werden können. Indikatoren, um solche Verfahren zu kontrollieren sind z.B.:

  • das Vorhandensein und die Weiterentwicklung von Zielen und Grundwerten, die für den KJHV und die dort arbeitenden Menschen bestimmend sind,
  • die Überprüfung der äußeren Bedingungen, die zur Erbringung der Leistungen in der angestrebten Qualität notwendig sind,
  • die kontinuierliche Überprüfung, Begleitung und Fortentwicklung des fachlichen Wissens und der Fertigkeiten von Leitungs- und Fachkräften
  • die Sicherstellung der Beteiligung der Adressaten,
  • die systematische und zeitnahe Dokumentation der Hilfen,
  • eine gute Organisationsform, die eine Kontrolle und Fortschreibung der Qualitätsstandards gewährleistet.

Die Darstellung und die Kontrolle dieser Verfahren ermöglichen der Einrichtung die Qualitätssicherung zu gewährleisten und die Qualitätsstruktur weiterzuentwickeln. Je breiter die Leitung die Verantwortungsbasis gestaltet, desto größer ist die Bereitschaft der Kolleginnen und Kollegen Qualität vor Ort zu leben und mit zu gestalten.

Die im Qualitätsmanagement-System beschriebene Qualität stellt nur den Teil der Arbeit dar, der sich beschreiben und überprüfen lässt. Der Erfolg oder Misserfolg von pädagogischen Interventionen wird von Variablen beeinflusst, die wir mit diesem System nicht erfasst haben. Wie weit es uns in der Fortschreibung der Qualität gelingt, auch hierfür Indikatoren zu ermitteln, hängt entscheidend davon ab, wie gut es uns gelingt, das System lebendig zu gestalten und weiterzuentwickeln.

1. Leitbild

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2. Das DIN ISO EN 9001 – Qualitätsmodell

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3. Der Qualitätsmanagement-Prozess des KJHV Berlin- Brandenburg

3.1. Strukturen und Verfahren des Qualitätsmanagements

Die Entwicklung und Weiterentwicklung der Standards und deren Eingang in das Qualitäts-Handbuch werden durch Qualitätskreise gewährleistet. Unser Qualitätsmanagement-Verfahren ist so konzipiert, dass  die unterschiedlichen Angebotsformen und die damit einhergehenden Prozesse des KJHV im Rahmen des Qualitätsmanagement erfasst werden. Über die pädagogischen Fachkräfte, die Sachbearbeitung und die Leitungskräfte sind die verschiedenen Angebotsformen mit ihren Prozessen in den Qualitätskreisen repräsentiert.

Ein übergreifender Qualitätskreis koordiniert die Arbeitsaufträge an die Qualitätskreise ambulant, stationär, Pflegekinderhilfe und Verwaltung auf Basis der Bedarfsanzeige, die die Fachkräfte in die Qualitätskreise transportieren. Der übergreifende Qualitätskreis setzt sich aus Repräsentant*innen der Qualitätskreise und Leitungskräften zusammen. Bearbeitete Arbeitsaufträge werden vom übergreifenden Qualitätskreis verabschiedet und über die Leitungskräfte sowie die Repräsentant*innen für den Transfer an die Fachteams gesorgt.

3.2. Instrumente

Die wesentlichen Instrumente  zur Einhaltung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards bieten:

  • Qualitätskreise für ambulante und stationäre Hilfen, für die Pflegekinderhilfe und die Verwaltung
  • Leitungs-, Fach- und Verwaltungsteams,
  • Personalentwicklungsgespräche,
  • Beteiligung von Kindern und  Jugendlichen
  • Elternarbeit
  • Feedbackmanagement  (auch für Mitarbeiter*innen)
  • Evaluation

3.3. Die Rolle der Leitungskräfte im Qualitätsmanagement-Prozess

Den Leitungskräften kommt eine Schlüsselrolle bei Transfer und Umsetzung der abgestimmten Standards, Verfahren und Instrumente zu.

Die Leitungskraft

  • schafft die notwendigen Rahmenbedingungen, um die Dienstleistungen so anbieten zu können, dass die Anforderungen an die Qualität erfüllt werden,
  • stellt die Umsetzung der Instrumente zur Weiterentwicklung der Qualitätsstandards sicher,
  • übt Vorbildfunktion und einen auf Kooperation ausgerichteten Leitungsstil aus,
  • ist bereit zur Auseinandersetzung mit eigenen Denk- und Verhaltensweisen,
  • sorgt für die qualifizierte Auswahl der pädagogischen Fachkräfte,
  • sorgt für Transparenz und Abgrenzung der Kompetenzbereiche,
  • unterstützt ein gutes Betriebsklima und offene Informations- und Kommunikationsstrukturen und
  • fördert das Interesse der pädagogischen Fachkräfte an der Arbeit im Träger und die Nutzung ihres Know-hows,
  • sorgt für die organisatorischen Voraussetzungen von guter Qualifizierung, Begleitung und Fortbildung der Mitarbeiter*innen.